【转载】舜源行动｜严格落实自查整改，筑牢合规执业根基
为深入贯彻落实《国家知识产权局办公室关于组织开展专利和商标代理机构全面自查整改工作的通知》（国知办函运字〔2025〕1004号）要求，切实履行代理机构主体责任，规范执业行为，提升服务质量，坚守行业底线，济南舜源专利事务所有限公司（以下简称“舜源专利”）积极响应中华全国专利代理师协会的号召，第一时间部署、全方位推进代理业务全面自查整改专项工作。
一、强化思想引领，周密部署自查整改工作
舜源专利高度重视此次全面自查整改工作，将其作为当前重要工作任务，切实强化组织领导，细化工作方案，确保各项要求落地生根。
（一）组建专项工作组，明确责任分工
第一时间成立以机构负责人为组长，专利代理部、流程管理部、客户管理部、市场部、办公室等部门负责人及资深代理师为核心成员的“自查整改专项工作组”，全面统筹、组织、协调、监督本次自查整改全流程工作。同时吸纳行政、人事、财务等关键岗位人员参与，实现全业务、全岗位、全流程覆盖，形成“组长统筹、部门联动、全员参与、责任到人”的工作格局。
（二）召开专题部署会，统一思想认识
组织全体从业人员召开自查整改专题部署会，传达学习国家知识产权局自查整改通知精神，结合行业典型案例开展合规警示教育，让全体人员深刻认识此次自查整改的重要意义，明确自查范围、核心内容、时间节点和工作要求。
（三）制定实施方案，细化操作流程
专项工作组结合舜源专利业务实际（含总部及潍坊、滨州等全部分支机构），严格对照国家知识产权局明确的自查内容，细化自查步骤、操作细则和责任清单，形成“部署—筛查—复核—研判—整改—总结”的闭环工作流程，确保自查工作有序推进、有据可查。
二、对标整改要求，深入开展全面排查
按照“全覆盖、无死角、无遗漏”的要求，专项工作组牵头，各部门协同配合，围绕8项核心自查内容，开展全方位、穿透式排查，重点聚焦机构资质、人员管理、业务流程、执业行为等关键环节，逐一梳理核实，建立详实自查台账。
（一）机构执业许可及备案条件自查
核心排查：是否符合专利代理机构执业许可条件，分支机构设立是否合规，相关信息变更是否及时办理手续。
由办公室牵头，调取专利代理机构执业许可证，核查合伙人、股东及专职专利代理师的人数、资质是否符合许可条件，经营场所是否独立、规范；
梳理全部分支机构设立资料，核查分支机构是否具备“办理专利代理业务满两年、有1名以上专利代理师执业”等条件，分支机构负责人资质是否合规，备案手续是否齐全；
对比国家知识产权局备案信息、市场监督管理部门登记信息，核查机构名称、经营场所、法定代表人、合伙人等信息是否一致，信息变更是否按规定及时办理变更手续。
（二）专利代理师“挂证”行为自查
核心排查：机构合伙人、股东、专职律师及专利代理师是否存在“挂证”行为。
由人事部门牵头，梳理全体专利代理师、合伙人、股东的劳动合同、社保缴纳记录、执业备案信息，核实是否存在“人证分离”“兼职挂证”等情况；
组织全体专利代理师签署《无挂证行为承诺书》，逐一确认执业情况，对存疑人员进行一对一约谈核实；
核查专利代理师执业备案变更情况，确认离职人员是否按规定办理执业备案注销或变更手续，避免出现“挂证”遗留问题。
（三）专利代理师签名责任落实自查
由流程管理部牵头，随机抽取近12个月内的专利申请文件、答复文件、无效宣告请求文件等，核查签名专利代理师是否为实际撰写或审核人员；
核查签名流程记录，确认每一份法律文件的签名都经代理师本人确认；
组织专利代理师学习签名责任制相关规定，强化“谁撰写、谁审核、谁签名、谁负责”的责任意识。
（四）出租出借代理资质行为自查
核心排查：是否存在出租、出借专利代理机构执业许可证，为他人提供“代报”服务，或以“加盟”方式虚假设立分支机构等行为。
由流程部牵头，梳理业务合作协议，核查是否存在为无资质机构或个人提供专利“代报”服务的情况；
核查各分支机构运营情况，确认是否存在“加盟”虚假设立、分支机构以自身名义开展业务等违规情形。
（五）非正常专利申请代理行为自查
核心排查：是否存在不以真实发明创造为基础、无技术交底书编造专利申请，买卖专利申请权或专利权，虚假变更发明人等非正常申请行为。
由专利代理部牵头，依托机构案件管理系统，对近12个月内代理的专利申请进行全量筛查，重点核查是否存在技术方案空洞、无实质创新，或技术特征高度雷同的申请；
核查每一份专利申请的技术交底书留存情况，确认不存在无技术交底书编造申请的情况；
梳理专利申请权、专利权转让记录，核查是否存在出于不正当目的买卖专利申请权或专利权，虚假变更发明人、设计人的行为。
（六）弄虚作假行为、不正当手段招揽业务行为自查
核心排查：是否存在伪造变造法律文件、公章、签名，伪造地理标志史料，冒用他人信息伪造申请人、发明人，向相关部门提供虚假材料等行为；是否存在冒用政府机关名义、官方标志招揽业务，员工以个人名义在互联网平台违规发布招揽信息等行为。
由各业务部门协同，核查申请人、发明人身份信息，确认不存在冒用、伪造身份信息的情况；
由市场部牵头，排查机构宣传材料、网站、公众号等平台内容，确认不存在冒用政府机关名义、官方标志的情况；
核查员工在抖音、微信、百度等互联网平台发布的业务招揽信息，确认不存在违规宣传、虚假承诺（如“包授权”“快速拿证”）等情况；
组织市场人员学习《专利代理禁止性从业行为清单》，规范招揽话术，杜绝不正当招揽行为。
（七）自查方式
采取“部门自查+交叉核查+专项抽查”相结合的方式。各部门先开展自查，形成部门自查报告；专项工作组组织跨部门交叉核查，确保问题排查全面；最后由工作组随机抽查重点业务、重点岗位，强化自查成效。
三、以整改促规范以机制固长效
舜源专利深刻认识到，自查整改不是“一阵风”，而是规范执业、高质量发展的长期要求。在本次自查整改基础上，我所将持续补短板、强弱项、固根基，推动合规管理与服务质量再上新台阶。
（一）持续完善内部管理制度。进一步修订完善专利代理、从业人员行为规范等相关制度，细化执业流程与操作标准，明晰岗位职责与风险边界，构建更加严密、规范、高效的制度管理体系。
（二）持续强化人员队伍建设。健全常态化学习培训机制，常态化开展法律法规、行业规定与业务技能培训，加大合规警示教育力度，不断提升全体从业人员的专业能力、责任意识与风险防范水平。
（三）持续优化质量管控体系。升级完善案件管理系统，强化对非正常专利申请等行为的智能筛查与风险预警，严格落实案件质量审核与预警机制，实现全流程、可追溯、动态化质量管控。
（四）持续健全监督考核机制。建立并规范运行跨部门合规风险研判机制，定期开展风险排查与策略优化，将合规执业情况全面纳入绩效考核、评优评先体系，以刚性约束推动规范执业。
（五）持续深化客户沟通与引导。在业务承接、委托办理等关键环节，主动向客户告知合规要求与执业准则，坚决抵制各类违规申请行为，积极引导客户树立正确的知识产权申请理念，与客户共同维护健康有序的行业生态。
四、秉承专业精神，践行社会责任
作为山东省知识产权代理行业的标杆企业，舜源专利始终坚守“诚信执业、专业服务”的初心，深耕知识产权服务领域二十余年，用专业能力守护客户创新成果，用合规经营践行行业责任。
此次全面自查整改，是舜源专利落实国家知识产权局要求、强化自身建设的具体行动，更是践行社会责任、推动行业高质量发展的重要举措。下一步，舜源专利将以此次自查整改为新的起点，持续强化合规意识，完善管理体系，提升服务质量，坚决抵制各类违法违规执业行为，自觉接受行业监管和社会监督。
未来，舜源专利将继续秉持“高效、真诚、细致、包容”的核心理念，充分发挥自身专业优势和行业影响力，为广大客户提供更优质、更合规、更高效的知识产权代理服务，助力企业创新发展，为推进知识产权强国建设、服务创新驱动发展战略贡献舜源力量！
